Door calamiteiten, zoals een brand, stroomstoring of cyberaanvallen, kan je bedrijf volledig of gedeeltelijk stil komen te liggen. In sommige gevallen zelfs voor een langere periode. Dit heeft vaak grote (financiële) gevolgen. Veel bedrijven weten dat ze risico’s lopen, maar een concreet plan ontbreekt vaak. Wat is jouw plan tegen onverwachte calamiteiten? In deze blog vertellen we je alles wat je moet weten over een bedrijfscontinuïteitsplan.
Wat is een bedrijfscontinuïteitsplan?
Bereid je zo goed mogelijk voor op calamiteiten en maak een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP). Met een BCP minimaliseer je de schade als gevolg van een calamiteit.
Techopedia definieert BCP als:
“Een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) is een plan om ervoor te zorgen dat bedrijfsprocessen kunnen worden voortgezet in tijden van nood of rampspoed. Dergelijke noodsituaties of rampen kunnen een brand of een ander geval omvatten waarin zaken onder normale omstandigheden niet kunnen plaatsvinden. Bedrijven moeten naar al deze potentiële bedreigingen kijken en een BCP maken om ervoor te zorgen dat de activiteiten worden voortgezet als de dreiging werkelijkheid wordt.”
Het komt erop neer dat je bij het maken van een BCP alle belangrijke bedrijfsprocessen en mogelijke bedreigingen in kaart brengt. In een BCP wordt vastgelegd welke maatregelen er moeten worden genomen bij een calamiteit waarbij de bedrijfscontinuïteit in gevaar komt. Hierbij wordt gekeken welke bedrijfsprocessen het meest kritiek zijn en als eerste moeten worden hersteld.
Een BCP is niet hetzelfde als een calamiteitenplan. Bij een calamiteitenplan gaat het voornamelijk over wat je tijdens of vlak na een calamiteit moet doen om de schade te beperken. Bij een BCP gaat het niet om de calamiteit zelf, maar om hoe je reageert op de gevolgen van een calamiteit. Het bedrijfscontinuïteitsplan eveneens wel een belangrijk onderdeel van je cybersecurityplan.
Het beste is om een BCP op verschillende plaatsen te bewaren. Zorg er ook voor dat er versies op papier staan, want het is bij een calamiteit niet altijd mogelijk om bij de digitale versie te komen.
Voordelen van een bedrijfscontinuïteitsplan
Met een goed BCP ben je in staat om te reageren op verstoringen die mogelijk van invloed kunnen zijn op de bedrijfsvoering. Het minimaliseert de impact van onderbrekingen en stelt je daarnaast in staat om bedrijfskritieke processen snel aan de gang te krijgen met geen of minimale gegevensverliezen.
Reputatie, betrouwbaarheid en klantenservice zijn immateriële zaken die niet door verzekeringen worden gedekt. Met een BCP stel je juist deze zaken veilig doordat je ze snel kunt herstellen. Reputatieschade is na financiële schade het grootste risico voor bedrijven. Ondanks calamiteiten toch diensten of producten aan klanten kunnen leveren, zet jouw bedrijf in een positief daglicht bij klanten. In principe beschermt een BCP je omzet en reputatie tijdens bedrijfsonderbrekingen.
Onderdelen van een bedrijfscontinuïteitsplan
Bedrijfscontinuïteitsplannen variëren op basis van de vereisten van de branche en de unieke behoeften van het bedrijf. Maar er zijn een paar onderdelen die elke BCP zou moeten bevatten:
1. Herstelprocedure
Door een herstelprocedure op papier te zetten kun je zo snel mogelijk weer herstellen na een calamiteit. Hierbij wordt gekeken naar welke bedrijfsprocessen kritiek zijn en welke eventueel kunnen worden uitgesteld. Bijvoorbeeld dienstverlening richting klanten moet als eerste worden hervat terwijl sommige administratieve zaken wat langer kunnen wachten.
2. Hoofdverantwoordelijke herstelproces
Afhankelijk van de grootte van het bedrijf moet er 1 of meerdere personen worden toegewezen die het herstelproces beheren. Op deze manier is er duidelijk wie het aanspreekpunt is in het geval van een calamiteit en kan het herstelproces zo snel mogelijk worden gestart.
3. Back-up en disaster recovery
Een uitgebreide oplossing voor back-up en disaster recovery biedt veilige, ononderbroken back-ups en snel gegevensherstel. Hiermee beperk je het risico op gegevensverlies en lange downtime. Zorg ervoor dat je meerdere back-ups maakt en deze op verschillende plaatsen bewaart. Zo ben je in het geval van bijvoorbeeld brand niet al je back-ups kwijt.
Testen van bedrijfscontinuïteit
Doordat er veel kan veranderen is het van belang om een BCP regelmatig na te lopen en indien nodig aan te passen. Om zeker te weten dat alles in je BCP werkt, is het belangrijk om hem regelmatig te testen. Tijdens het testen kunnen zwakke punten naar boven komen die je moet aanpassen. Regelmatig testen geeft ook inzicht in de kennis bij de medewerkers. Daarnaast zorgt het voor bewustzijn zodat ze weten wat ze moeten doen. Dit kan in het geval van een calamiteit van vitaal belang zijn.
Het beste is om de BCP minstens één keer per jaar te testen. De frequentie van het testen hangt grotendeels af van de grootte van het bedrijf en eventuele wijzigingen. Ondanks dat het van belang is om een BCP te onderhouden en te testen wordt dit regelmatig vergeten of te weinig gedaan. Hiermee loop je het risico dat onderdelen van het BCP niet meer actueel zijn, dit kan gevolgen hebben bij een calamiteit.
Hulp bij het maken van een BCP
Het maken van een BCP kan een ingewikkelde taak zijn. De eerste stap om te zetten is het maken van een analyse waarmee je de meest kritieke bedrijfsprocessen en risico’s in kaart brengt. Wil je weten hoe wij je daarbij kunnen helpen? Neem dan vandaag nog contact met ons op.
